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西安美术学院公务卡管理实施细则
2014-05-22 11:11  

西安美术学院文件

 

西美院字〔2009〕20号

 

 

西安美术学院关于印发《西安美术学院

公务卡管理实施细则(试行)》的通知

 

各处室、教学单位:

    根据《陕西省省级预算单位公务卡管理暂行办法》(陕财办库〔2007〕34号)要求,结合我院财务管理和资金结算方式的实际情况,特制定《西安美术学院公务卡管理实施细则》,现印发你们,请各处室、教学单位从5月1日起遵照执行。

 

                                                           二○○九年四月八日

 

 

附:西安美术学院公务卡管理实施细则(试行)

 

西安美术学院公务卡管理实施细则(试行)

 

   为了进一步适应国库集中收付制度改革,规范学院财务管理,减少现金支付结算,提高公务支出透明度,根据陕财办库〔2007〕34号《陕西省省级预算单位公务卡管理暂行办法》文件精神,结合我院财务管理和资金结算方式实际情况,特制定公务卡管理实施细则。公务卡是指预算单位工作人员持有的,主要用于日常公务支出和财务报销业务的银行信用卡。
    公务卡结算是指预算单位在职职工在日常公务支出中先使用银行信用卡刷卡消费,于规定的期限内按现行财务制度审核后,通过国库集中支付系统财政授权支付方式,直接将报销费用转入个人银行信用卡上还款的结算方式。

一、  公务卡的开立

凡符合持卡条件的职工都可办理公务卡,并使用公务卡进行公务消费。公务卡办理的范围为我院在编在岗的正式职工。聘用临时工和借用外单位人员不能办理公务卡。公务卡实行“一人一卡”实名制,依照下列程序办理:

    1、职工个人拟写公务卡开卡申请书,所在处室负责人签署意见。

2、人事处对申请人资格进行审查,在申请书上签署意见后,退申请人。

3、申请人与财务处公务卡经办人联系,填写发卡银行公务卡申请表,个人与银行签订公务卡合约。

4、持相关资料到财务部门办理开卡手续。

5、公务卡申办成功后,由发卡行将持卡人姓名和卡号等信息统一维护到发卡行的系统中。

二、公务卡的使用和管理

1、公务卡的透支额度由学院与开卡银行统一约定。院领导及特殊岗位人员的月透支额度为5万元,处级领导3万元,其他人员的透支额度为2万元。

2 、公务卡由个人自行妥善保管,只限本人使用。由本人设置密码,公务卡遗失时持卡人应及时向银行挂失和补办,并通知院财务部门,由财务部门及时通知发卡行及财政部门维护相关信息。

    3、公务卡主要用于单位公务支出结算,但只有经过审批同意的公务支出才可办理报销手续。在未办理财务报销手续之前,无论是公务消费还是个人消费均属个人行为,单位不承担由此导致的经济、法律等责任。持卡人必须在规定的时间内办理财务报销手续,否则由此产生的透支款项利息及手续费等一切费用由持卡人承担。

4、公务卡也可用于个人消费结算,但由此产生的债权债务均由个人承担,透支本息和相关费用由发卡行向持卡人本人收取。原则上同一持卡人信用消费单笔不得超过2万元,月透支余额不得超过规定的透支限额。

5、持卡人不得通过公务卡透支提取现金,若有透支提取现金的行为,视同个人消费,单位不予报销相关的手续费、利息等。

6、持卡人有责任获取并妥善保管公务卡消费交易凭条(pos机小票),因公务卡消费交易凭条(pos机小票)丢失造成不能及时还款的,责任由持卡人承担。

7、发卡行账单日暂时约定每月1日,最后还款日为每月20日,免息还款期为20天-50天。实际遵照建设银行财政预算单位公务卡申请表协议约定。

8、持卡人最迟应于每月10日前整理上月2日起所有公务消费相关单据,按照既定的财务审批程序,进行审批报销。

9、持卡人因出差在外或其他特殊原因,确实无法在规定日期内办理财务报销手续的,可通过传真等书面方式委托本处室人员,带上pos机小票复印件,经部门领批准后,先办理借款手续,向发卡行还款,然后在办理报销手续时冲销其借款。

10、属于公务消费的费用,财务部门最迟应在每月20日前,办理向个人公务卡还款的相关手续。

11、因调离、退休等原因离开本单位,应按要求及时清理公务卡的债权债务,经财务部门确认后,通知发卡行停止该公务卡的使用。

三、个人公务卡的使用范围

1、原使用现金结算方式的公用经费支出,包括差旅费、省外培训费及1000元以下的办公费、印刷费、会议费、招待费、水电费、交通费、劳务费及其他零星商品和服务购买支出,原则上都应使用公务卡进行公务消费。除差旅费、省外培训费外超过1000元以上的公用经费支出,仍按原审批程序及转账方式进行结算。

 2、持卡人在公务卡使用限额之内(1000元)消费时,须经处室负责人批准,并明确开支用途、金额大小等,不得超范围、超限额开支。

3、系、处室负责人应严格执行财经纪律及公用经费包干管理的有关规定,对本处室公务卡持卡人的公务消费行为进行管理和审核,严格控制支出,防止支出的随意性,保证公务消费资金控制在处室包干经费范围之内。

4、持卡人在进行公务消费时,应尽可能选择具备刷卡环境的商家和服务单位,以减少现金的支出。

四、公务卡结算和报销程序

使用公务卡结算,不改变现行财务管理制度和报销流程。持卡人使用公务卡消费,在财务部门审核报销前均属个人消费行为,与单位无关。只有在财务部门按照现行财务管理制度审核后,这种消费才属于公务消费行为,才能予以报销还款。对于不符合规定的消费和超出报销标准的部分,由持卡人自行承担。

1、持卡人在因公务活动使用公务卡消费时,应优先在具备刷卡结算的商户消费,并应取得本人签名的公务卡消费交易凭条(pos机小票)和相应的原始发票。

2、持卡人在公务消费后应尽快办理财务报销手续,最迟必须于每月10日前,持上月2日起公务消费的正规报销发票和经本人签名的公务卡消费交易凭条(pos机小票)及商品明细清单(非电脑打印的清单应加盖销售单位公章),按照现行财务管理制度的规定审核报销。

3、持卡人在办理报销手续时,既有现金消费又有公务卡消费时,应根据不同的结算方式,分别填制报销凭证审批报销,以便于财务部门、职工与银行对账和进行账务处理。

4、持卡人在财务部门交付报销凭证时,应办理报销凭证登记手续,注明现金消费金额、刷卡消费的金额及时间、公务卡交易凭条(pos机小票)号码等,以明确责任,便于提示划款和查询资金到账情况。

5、财务部门按规定对报销凭证进行审核后,对符合公务卡结算范围和财务制度规定的支出予以报销。单位财务人员必须在公务卡到期还款日个工作日之前,将加盖单位财务公章的“还款汇总表”及财政授权支付指令送交零余额账户开户行。对于确需提前还款的业务,可按照规定的程序及时办理公务卡报销还款手续。最迟应于每月20日前,通过国库集中支付资金清算系统向公务卡账户进行还款结算,完成报销程序。

五、实行公务卡结算方式后的现金管理

(一)实行公务卡结算方式后,一般情况下单位不再使用现金结算。属于下列情况之一,经单位领导与财务部门审核同意后,可以继续使用现金结算:

1、确需使用现金发放的慰问金或其他抚恤救济性支出;

2、确需使用现金支付的个人劳务费、讲课费、咨询费等支出;

3、确需使用现金支付给临时聘用人员的费用;

4、在个别确实不具备刷卡条件的商业服务网点发生的1000元以下零星支出;

5、职工差旅补助费;

6 、其他特殊情况经批准的支出项目。

(二) 实行公务卡结算方式后,原则上不再向职工个人办理现金借款。不具备刷卡环境而又确需进行公务消费时,由个人先行垫付资金,而后按照财务报销程序进行报销。

六、本管理制度由财务处负责解释。

 

                                                          西安美术学院

                                                        二○○九年四月八日

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